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Administrative Unterstützung

Backoffice
Umfassende Unterstützung für dein Unternehmen

Unser Backoffice-Service bietet umfassende administrative Unterstützung für dein Unternehmen. Von der Terminplanung und Datenerfassung bis zur Dokumentenverwaltung und Koordination - wir kümmern uns um die täglichen Aufgaben, damit du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.

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Starkes Backoffice, starkes Unternehmen

Warum Backoffice-Aufgaben
an eine Virtuelle Assistenz abgeben?

Dein Backoffice ist das Fundament deines Unternehmens: Datenpflege, Dokumentation, Recherche und Koordination sorgen dafür, dass Sales, Service & Management reibungslos funktionieren.

01

Saubere Datenbasis

Aktuelle Kund:innen-, Projekt- und Kontaktdaten als Grundlage für Entscheidungen.

02

Schneller Zugriff auf Informationen

Recherche und Aufbereitung statt langem Suchen in verschiedensten Quellen.

03

Dokumentation, die genutzt wird

Handbücher, Protokolle und Anleitungen, die aktuell und zugänglich sind.

04

Entlastung für Fachabteilungen

Sales, Beratung & Management können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Unsere Backoffice-Leistungen

Administrative Power im Hintergrund

Wir unterstützen dort, wo im Hintergrund viel passiert - und sorgen dafür, dass Zahlen, Informationen und Abläufe zusammenpassen.

Datenpflege & Stammdatenmanagement

Wir halten deine Daten aktuell und konsistent - in CRM, ERP oder anderen Tools.

  • Pflege von Kunden- und Kontaktdaten
  • Aktualisierung von Produkt- und Preisinformationen
  • Bereinigung von Dubletten und Altbeständen
  • Import und Export von Datenlisten

Recherche & Informationsaufbereitung

Wir übernehmen die Vorbereitung von Informationen für dein Team.

  • Markt- und Wettbewerbsrecherchen (auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen)
  • Zusammenstellung von Kontaktlisten nach Vorgabe
  • Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
  • Strukturierte Zusammenfassungen und Übersichten

Dokumentation & Protokollwesen

Wir sorgen dafür, dass Wissen nicht verloren geht, sondern nutzbar bleibt.

  • Mitschrift und Aufbereitung von Meeting-Notizen
  • Pflege von Handbüchern & internen Wikis
  • Erstellung einfacher Prozessdokumentationen
  • Versionierung und Ablage von Dokumenten

Reporting & Auswertungen

Wir erstellen einfache, verständliche Reports aus deinen vorhandenen Daten.

  • Aufbereitung von Kennzahlen aus bestehenden Systemen
  • Visualisierung in übersichtlichen Dashboards (z.B. Sheets)
  • Regelmäßige Statusberichte für Management & Teams
  • Individuelle Auswertungen nach Vorgabe

Typische Einsatzszenarien

Wo Backoffice-Support den Unterschied macht

Unsere Kund:innen nutzen Backoffice-Unterstützung überall dort, wo viele kleine Aufgaben im Hintergrund anfallen - die in Summe aber enorm viel Zeit kosten. Hier einige typische Beispiele.

Sales- & Vertriebsteams

Angebotslisten, CRM-Pflege und Nachfassen bei Leads - damit dein Vertrieb mehr Zeit für Gespräche hat.

Beratung & Agenturen

Projektunterlagen vorbereiten, Meetings dokumentieren und Reports für Kund:innen aufbereiten.

Lokale Unternehmen & Praxen

Stammdatenpflege, Terminübersichten, Rückruflisten und einfache Auswertungen für den Alltag.

Remote- & Hybrid-Teams

Zentraler Überblick über Aufgaben, Dokumente und Informationen für verteilte Teams.

Wissensintensive Bereiche

Recherchen, Zusammenfassungen und Dokumentation, damit Fachkräfte nicht im Detail versinken.

Management & Führung

Management-Reports, Entscheidungsgrundlagen und vorbereitete Kennzahlen-Dashboards.

Strukturierte Zusammenarbeit

So integrieren wir uns in dein Backoffice

Unser Ziel: minimale Einarbeitung auf deiner Seite, maximale Wirkung im Alltag. Der Ablauf ist klar strukturiert - von der ersten Analyse bis zu laufenden Reports.

1

Analyse & Aufgabenliste

Gemeinsam erfassen wir alle wiederkehrenden Backoffice-Tätigkeiten und priorisieren sie.

2

Prozesse & Zugänge

Wir definieren klare Abläufe, Zuständigkeiten und richten Zugänge zu deinen Tools ein.

3

Operative Umsetzung

Wir arbeiten nach dem abgestimmten Plan, halten Deadlines ein und dokumentieren sauber.

4

Reporting & Optimierung

Regelmäßige Updates, transparente Auswertungen und Vorschläge zur Prozessverbesserung.

Messbarer Mehrwert

Backoffice-Support, der sich in Zahlen zeigt

Besser organisierte Abläufe, weniger Nacharbeit und klarere Datenlage - das spürt dein Team im Alltag und du in deinen Ergebnissen.

-30% Zeitaufwand

für administrative Tätigkeiten im Team.

+50% Datenqualität

durch konsequente Pflege von Stammdaten.

Regelmäßig aktuelle Reports

statt spontaner Ad-hoc-Auswertungen.

FAQ

Häufige Fragen zum Backoffice-Support

Hier beantworten wir zentrale Fragen dazu, welche Backoffice-Aufgaben wir übernehmen, wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht und welche Systeme wir nutzen.

Welche Aufgaben gehören typischerweise zu eurem Backoffice-Support?

Dazu zählen u. a. Daten- und Stammdatenpflege, Pflege von CRM- und ERP-Systemen, Erstellung und Aktualisierung von Listen und Reports, Vorbereitung von Auswertungen für Vertrieb und Management, Recherchen, einfache Vertrags- und Dokumentenverwaltung sowie die Koordination administrativer Prozesse. Kurz: alles, was im Hintergrund läuft, aber für dein operatives Geschäft entscheidend ist.

Wie organisiert ihr Aufgaben und Prioritäten im Backoffice-Alltag?

Aufgaben werden idealerweise über ein zentrales Ticketsystem oder Projekt-Tool gesteuert - etwa Trello, Asana, ClickUp oder ein internes System. Dort definieren wir gemeinsam Prioritäten, Servicezeiten und Wiederholungsaufgaben (z. B. wöchentliche Reports). So weiß dein Team jederzeit, woran wir arbeiten, und wir können transparent zeigen, wie viele Stunden in welche Aufgaben geflossen sind.

Mit welchen Systemen und Tools könnt ihr arbeiten?

Wir sind Tool-agnostisch und arbeiten mit vielen gängigen Systemen: von CRM-Lösungen wie HubSpot oder Pipedrive über ERP-/Warenwirtschaftssysteme bis hin zu Kollaborationstools wie Notion, Google Workspace oder Microsoft 365. Entscheidend ist, dass es klare Zugriffsrechte gibt und die Prozesse sauber beschrieben sind - dann können wir uns schnell einarbeiten und strukturierte Backoffice-Aufgaben übernehmen.

Wie geht ihr mit sensiblen Daten im Backoffice um?

Gerade im Backoffice gibt es häufig vertrauliche Informationen. Wir arbeiten deshalb mit klaren Rechtekonzepten, rollenbasierten Zugängen und Passwort-Managern. Auf Wunsch schließen wir eine Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) und richten die Zusammenarbeit nach deinen internen Compliance- und Datenschutzvorgaben aus. Alle Prozesse werden so dokumentiert, dass sie prüfbar und nachvollziehbar sind.

Ab wann lohnt sich ausgelagerter Backoffice-Support für uns?

Spätestens dann, wenn Fachkräfte einen großen Teil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen oder wichtige Auswertungen und Datenpflege immer wieder liegen bleiben. Schon mit einem kleinen Stundenkontingent kannst du testen, wie sich Entlastung im Alltag auswirkt. Oft zeigt sich schnell, dass strukturierter Backoffice-Support die Produktivität von Vertrieb, Management und Kundenservice spürbar erhöht.

5-Sterne-Erfahrungen

Nur 5-Sterne-Bewertungen auf Google

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